Metodikk

Prosjektmetodikker og sunn fornuft.

Posted On May 21, 2012 at 9:23 pm by / No Comments

Det er ett hav av prosjektmetodikker og rammeverk der ute. Store og kjente metodikker og rammeverk som PMI med PMBOK som omhandler hva de fleste prosjekter gjør for det meste av tiden (common to “most projects, most of the time.”), Prince2 med sine strukturer og justeringer for å få prosjektene på rett kjøl igjen. Så legger man til smidige (Agile) teknikker og Lean for å få en mest optimal prosjektgjennomføring.

Jeg tror at det største problemet vet prosjekter som feiler er at man ser seg blind på metodikkene, verktøyene og rammeverkene istedet for å fokusere på selve oppgaven. Etter min erfaring er det fortsatt tre elementer som er spesielt viktig i alle prosjekter. Det er i prioritert rekkefølge:

  1. Kommunikasjon
  2. Informasjonsdeling
  3. Endringshåndtering

Det første jeg tenker på ved prosjekter er hvordan skal man lukke dem (i tradisjonell PMI tankegang), så er det å kommunisere inngående, detaljert og godt med oppdragsgiverne og identifisere nøkkelpersoner slik at disse blir med på informasjonsdelingen. Kommunikasjonen som er alt fra fysisk å snakke med personer til epost etc. den aller viktigste oppgaven til en prosjektleder. Dvs. å kommunisere klare oppgaver til deltagere og bidragsytere, justere inn snarest mulig og hele tiden følge leveransene. Til dette trenger man selvfølgelig all den hjelp man kan få og det er her jeg liker å ta inn teknikker fra alle typer rammeverk etc. Det som får frem budskapet til de man skal snakke med og kommunisere budskapet til.

Om man da bruker metodikker fr PMI sammen med PRINCE2 strukturer, Smidige arbeidsmetodikker med ett dryss av Lean tankegang, men hele tiden har fokus på kommunikasjon, informasjonsdeling og endringshåndtering så har man en større sjanse for å lykkes.

How the customer explained it How the project leader understood it How the analyst designed it How the programmer wrote it How the business consultant described it How the project was documented What operations installed How the customer was billed How it was supported What the customer really needed

I det klassiske eksemplet over er det spesielt kommunikasjonen som har feilet etter min mening. Dette skjer alt for ofte i virkelige prosjekter også. Hverdagen er svært hektisk og man firer på kommunikasjonen ettersom man ikke har nok tid til å lage rapporter, presentasjoner, interne notater etc. Man kommer da inn i en ond sirkel hvor leveransene ofta kan bli gale ettersom man fokuserer for like på kommunikasjonen.

Hvis man må prioritere mellom å fikse noen “slides” til eller kommunisere med deltagere er det selvsagt at man skal fokusere på kommunikasjonen og ikke powerpoint. Men dette er lettere sagt en gjort når man er midt i et stort prosjekt og del leveransene ruller på, endringene fra oppdragsgiver hagler inn etc. Men det er viktig å ha kommunikasjonen hele tiden slik at man kanskje unngår å måtte lage masse ekstra “slides” for å forklare noe, eller at man får mange endringsforespørsler som kanskje ikke hadde vert nødvendig.

Da kommer en svært viktig egenskap som de fleste mennesker har i seg: Sunn fornuft. Det er viktig å følge magefølelse så vel som verktøyene. Magefølelse blir bedre jo mer man kommuniserer med oppdragsgivere, nøkkelpersoner og prosjektbidragsyterne.

I tillegg må vi nå ta lærdom og bruke hva sosiale medier har lært oss. Del informasjon, del informasjon som er lett tilgjengelig for alle du må ha med. Ikke send frem og tilbake på epost, men publiser informasjonen, presentasjonen, fremdrift, endringer, helhetsplan etc. på en enklest mulig tilgjngeliggjort måte. Gode eksempler er å bruke wiki, blog, websider med gantt grafer diskusjonsgrupper etc. slik at man hele tiden kan holde alle oppdatert og slipper å ha flere revisjoner av diverse excel ark, presentasjoner, oppdragsbeskrivelser etc.

Hvis man tar en oppdragsbeskrivelse, legger denne ut f.eks. via en WIKI løsning så kan man enkelt holde denne oppdatert og synlig for alle involverte. Så tar man store endringer, små endringer etc. nyheter og legger i en blogg løsning slik at alle også kan kommentere enkelt og følge hva som skjer. Så kan man automatisere tidsrapportering og oppgavebehandling ved å bruke eksempelvis task biten i Outlook, eller ennå enklere en oppdaterbar tabell på en WIKI eller webside som man kan oppdatere innholdet i ettersom man holder på, eksempelvis med enkle avklikkinger på oppgaver. Timerapporteringg ved slutten av hver uke vet alle at ikke er spesielt bra å kunne styre etter, man vil helst ha det så virkelighetsoppdatert som mulig.

Sunn fornuft med fokus på dialog og fundmentert i de ulike metodikker, rammeverk og verktøy i denne rekkefølgen er ofte det som skal til.

– Tobias

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *